Kaupungin laskutuskäytännöt

E-lasku omaan verkkopankkiin

Huittisten kaupunki tarjoaa asiakkailleen sähköistä e-laskua vaihtoehdoksi paperilaskuille. Toivomme asiakkaidemme tekevän e-laskutilauksen kaikille Huittisten kaupungin lähettämille laskuille.

E-lasku on sähköisessä muodossa oleva lasku, jonka saatte tilattua suoraan omaan verkkopankkinne. E-lasku on turvallinen ja vaivaton tapa maksaa laskut, sillä siinä on valmiina kaikki laskun tiedot, kuten tili- ja viitenumero, eräpäivä ja laskun summa. Halutessanne voitte tallentaa laskun omalle tietokoneellenne tai tulostaa laskun mappiin. Lasku löytyy myös oman verkkopankkinne e-laskuarkistosta määräajan. Tarkempia tietoja e-laskujen eri ominaisuuksista saatte halutessanne omasta pankistanne.

E-laskuun vaihtaminen on helppoa

E-laskun tilaus tehdään oman verkkopankin e-lasku-osiossa verkkopankkitunnuksilla. Ohjeita e-laskun käyttöönottoon saa omasta verkkopankista ja pankin asiakaspalvelusta. Mikäli teette voimassa olevalle suoramaksusopimukselle e-laskusopimuksen, tulee myös suoramaksusopimus päättää pankkinne asiakaspalvelussa.

Huomioittehan, että e-laskun tilaus on tehtävä jokaiselle Huittisten kaupungin laskutustunnukselle erikseen. Voitte itse valita, minkä laskutustunnuksen laskut haluatte jatkossa sähköisenä.

Huittisten kaupungilla on käytössä seuraavat laskutustunnukset:

• Huittisten kaupunki, vuokrat
• Huittisten kaupunki, yleishallinto (esim. kuntouttava työtoiminta)
• Huittisten kaupunki, tekniset palvelut (esim. ruoka- ja puhtauspalvelut ja maankäyttöpalvelut)
• Huittisten kaupunki, kasvatus, opetus ja liikunta (esim. Sataopisto, kirjasto, uimahalli ja iltapäivätoiminta)
• Huittisten kaupunki, päivähoito
• Huittisten kaupunki, musiikkiopisto
• Huittisten kaupunki, vesilaskutus

Huittisten kaupunki vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Verkkolaskut nopeuttavat ja helpottavat laskujen käsittelyä sekä vähentävät virheiden määrää. Verkkolaskut ovat myös turvallinen ja ekologinen laskutustapa.

Toimittajille on tarjolla kaksi tapaa toimittaa sähköisiä laskuja kaupungille; käyttämällä verkkolaskuoperaattoria tai toimittajaportaalin kautta. Toivomme ensisijaisesti laskut lähetettävän verkkolaskuina käyttäen CGI Suomi Oy verkkolaskuoperaattoria ja alla olevia verkkolaskuosoitteita. Olettehan yhteydessä omaan pankkiinne tai laskutusohjelmanne toimittajaan, mikäli haluatte siirtyä verkkolaskutukseen.

Huittisten kaupungin verkkolaskuosoitteet:

Huomioittehan, että käytitte kumpaa tahansa verkkolaskujen lähetystapaa:

• laskussa on aina mainittava tilaajan tilauksen yhteydessä antama TILAUSVIITE, joka voi olla: tilaaja, tavaran/palvelun vastaanottaja, toimintayksikkö, projektin nimi.
• laskut on lähetettävä osastokohtaisesti reititysten helpottamiseksi. Emme vastaanota eri hallintokuntien välisiä koontilaskuja, eikä mielellään myöskään osastokohtaisia koontilaskuja.
• laskujen liitteenä ei saa olla salassapitovelvollisuuksiin sisältyviä tietoja, vaan ne tulee lähettää erillisinä kyseisen toimielimen omaan postiosoitteeseen.
• mikäli olette yksityinen elinkeinoharjoittaja, ja laskutatte työstä, pyydämme ystävällisesti toimittamaan YEL-todistuksenne sähköpostitse osoitteeseen huittinen.ostolaskut@huittinen.fi

Toimittajaportaali

Mikäli teillä ei kuitenkaan vielä ole mahdollisuutta toimittaa meille verkkolaskuja, tarjoamme teille maksuttoman toimittajaportaalin, jonka avulla on mahdollista lähettää Huittisten kaupungille tarkoitettuja sähköisiä laskuja.

Toimittajaportaali on helppokäyttöinen ja sen käyttö on toimittajalle maksutonta. Tunnukset saatuanne, voitte luoda ja lähettää yksinomaan Huittisten kaupungille osoitetut laskut sähköisenä ja lisätä laskuun mahdollisen liitteen. Voitte myös hallinnoida yrityksenne osalta portaalin käyttöoikeuksia mahdollisille muille laskuttajille yrityksessänne.

Käyttäjätunnukset saat Huittisen kaupungilta. Käyttäjätunnuksia varten tarvitsemme seuraavat perustiedot yrityksestänne: yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö sekä sähköpostiosoite, johon käyttäjätunnukset lähetetään. Yksityishenkilönä laskutettaessa tarvitsemme nimen ja sähköpostiosoitteen. Tiedot pyydämme toimittamaan sähköpostilla osoitteeseen huittinen.ostolaskut@huittinen.fi.

Tiedot toimitettuanne tulette saamaan käyttäjätunnuksen ja salasanan sähköpostiviestinä (viestin lähettäjänä on noreply@cgi.com, ei Huittisten kaupunki, eli viestiin ei voi vastata). Mikäli käyttöönottovaiheessa tarvitsette ohjausta, autamme mielellämme.

Yleisperiaatteet
1 §

Ellei toisin ole säädetty, on ohjeita noudatettava kaikkien kaupungille kuuluvien tai sen toimesta perittävien
maksujen sekä saatavien laskutuksessa ja perintämenettelyssä.

Saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti.

Laskutuksen perusteet
2 §

Laskutus suoritetaan vahvistettujen taksojen, hinnoitteluohjeiden, päätösten tai sopimusten mukaisesti.
Jatkuvan ja pitkäaikaisen asiakassuhteen ja työsuorituksen yhteydessä voidaan käyttää myös ennakko-,
arvio- tai osalaskutusta. Tällöin on pyrittävä siihen, että laskutettava määrä vastaa sen hetkistä kaupungin
saatavaa.

Laskutus on toimitettava heti, kun laskutusperuste on selvillä. Yksikkö, jossa laskutusperuste on syntynyt,
huolehtii itse laskutuksesta siten, että aineisto on kirjanpidossa kunkin kuukauden 15. päivään mennessä.
Jos laskutus hoidetaan kaupungin taloustoimiston kautta, niin laskutustiedot on toimitettava välittömästi
laskutukseen (kuitenkin viimeistään kunkin kuukauden 10. päivään mennessä). Jos käytetään ennakko-,
arvio- tai osa-erälaskutusta, on tasauslaskutus suoritettava vähintään kerran vuodessa.

Laskutusmääräykset tehdään taloustoimiston hyväksymälle laskutusmääräyslomakkeelle, jossa näkyvät
samat tiedot kuin pykälässä kolme ja lisäksi kirjanpidon tulotili, johon lasku kirjataan tuloksi.

Laskun tiedot
3 §

Laskutusta varten on hankittava seuraavat tiedot:

• velallisen täydellinen nimi ja osoite sekä henkilöasiakkaan henkilötunnus
• laitos- tai toiminimi sen oikeassa kirjoitusasussa sekä yhteisön yms. yhteisötunnus
• yhdistyksen, rekisteröimättömien yhtymien ja ryhmien osalta asioita hoitavan henkilön nimi, ellei
  velallisella ole kiinteää toimipaikkaa sekä
• laskutusosoite ja maksaja, jos tämä on muu kuin velallinen

Laskun sisältötiedot:

• asiakkaan oikea nimi (esimerkiksi kunta, ei oppilaitos jos kunta omistaa)
• riittävä yksilöinti viitetietona
• laskun päiväys, numero sekä eräpäivä ja muut maksuehdot
• maksun myöhästymisestä aiheutuvat viivästysseuraamukset viivästyskorkoineen ja -maksuineen
• veloituksen määrät ja perusteet, kuten tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja
  luonne, tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä
• verollisessa myynnissä arvonlisänveron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä
  hyvitykset ja alennukset ellei ole huomioitu yksikköhinnassa
• verollisessa myynnissä suoritettavan arvonlisäveron kokonaismäärä euroissa
• laskun loppusumman on oltava kokonaishinta, arvonlisävero on sisällytettävä laskun
  kokonaishintaan
• tilinumero
• lisätietojen antaja yhteystietoineen

Kirjaaminen saataviin
4 §

Laskutus kirjataan saataviin. Laskutus hoidetaan viitteellisenä myyntireskontran kautta.
Kirjanpito ja myyntireskontra on järjestettävä niin, että saatavien kertymistä ja perintätoimenpiteitä
voidaan jatkuvasti seurata.

Saataviin kirjatut virheelliset laskut korjataan hyvityslaskulla.

Saatavien poistaminen
5 §

Hallintojohtaja ratkaisee asiat, jotka koskevat saatavien kirjanpidosta poistamista sekä tarpeen mukaan
perinnästä luopumista.

Poistettavat saatavat, joiden suuruus on merkittävä ja joiden perintään on mahdollisuuksia, on luetteloitava ja pyrittävä saamaan suoritus. Merkittävistä poistetuista saatavista pitää luetteloa taloustoimisto.

Maksuehdot
6 §

Laskujen maksuaika on 30 päivää laskun lähettämisestä lukien.

Suoramaksusta lähetetään ennakkoilmoitus asiakkaalle 30 päivää ennen laskun eräpäivää.

Laskutus
7 §

Se toimiala/ vastuualue/ tulosyksikkö, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen taikka jonka
toiminnasta syntyy muu laskutusperuste, huolehtii laskutukseen liittyvistä tiedoista ja niiden lähettämisestä
taloustoimistoon, ellei laskutusasioiden hoitoa ole annettu toisen toimialan/ vastuu-alueen/ tulosyksikön
tehtäväksi.

Päävastuu sopimusehtojen valvonnasta on sillä hallintokunnalla, minkä toimialaan kyseessä oleva sopimus
kuuluu.

Laskutuksesta luopuminen
8 §

Vähäiset saatavat on pyrittävä yhdistelemään yhteen laskuun. Mikäli tämä ei ole mahdollista, voidaan
vähäiset saatavat jättää kokonaan laskuttamatta. Kaupunginhallitus määrittää pienimmän erikseen
lähetettävän laskun suuruuden.

Käteisperintä
9 §

Kaupungilla on tarvittava määrä kassoja. Erikseen nimetyt alitilittäjät voivat ottaa vastaan käteissuorituksia
taloustoimistolta saatuja numeroituja kuittivihkoja käyttäen.

Taloussihteeri antaa tarvittaessa ohjeita ja määräyksiä käteisperintään liittyvissä asioissa ja hallintojohtaja
päättää pohjakassan suuruudesta sekä alitilittäjien nimeämisestä.

Käteisperintäohjeet
10 §

Käteisperinnässä noudatetaan seuraavia yleisohjeita:

• Perintäkuittien/-lippujen hankinnan, jakelun ja käytön seurannan hoitaa taloustoimisto.
• Kertyneet maksut tilitetään määräajoin kaupungin tileille paikallisiin rahalaitoksiin tai kaupunginviraston käteiskassaan.
• Kuittikannat ja tilityskuitit järjestetään ja säilytetään siten, että maksun kanto sekä niiden tilitys on vaivattomasti tarkastettavissa.
• Tarvittaessa on tarkistettava maksajan henkilöllisyys.
• Maksuvälineeksi hyväksytään eurot ja sentit sekä pankkikortit.
• Muutoin noudatetaan niitä yleisohjeita, joita taloussihteeri antaa.

Vakuudet
11 §

Saatavien turvaamiseksi edellytetään asiakkaalta vakuutta sellaisissa tapauksissa, joissa kysymyksessä on
huomattava taloudellinen riski tai vakuuden vaatimista on muutoin pidettävä tarkoituksenmukaisena.

Urakkasopimusten yms. sopimusten täyttämisen vakuudeksi yhteistyökumppanilta on vaadittava
sopimusten edellyttämä vakuus. Urakkasopimusten rakennusaikaisista ja takuuajan vakuuksista ja niiden
voimassaolosta huolehtii tekninen toimi. Teknisen toimen on pidettävä luetteloa kaupungille luovutetuista
ja poisannettavista vakuuksista.

Maksun suoritus
12 §

Maksu katsotaan suoritetuksi kaupungille sinä päivänä, jolloin se on kuitattu vastaanotetuksi rahalaitoksessa, kassassa tai hyväksytyillä alitilittäjillä.

Jos eräpäivä sattuu pyhäpäiväksi tai muuksi päiväksi, jolloin rahalaitokset tai kaupunginvirasto ovat kiinni,
laskun saa maksaa ensimmäisenä eräpäivän jälkeisenä aukiolopäivänä ilman viivästyskorkoa.

Viivästysseuraamukset
13 §

Kuluttajasaataviin sovelletaan korkolain mukaista viivästyskorkoa. Kunnan julkisoikeudelliselle maksulle ei
voida periä korkolain mukaista viivästyskorkoa, jollei maksua koskevassa laissa siitä erikseen säädetä.

Jos eräpäivä on sitovasti etukäteen sovittu, viivästyskorkoa lasketaan eräpäivää seuraavasta päivästä.

Jos taas eräpäivää ei ole velallista sitovasti ennalta määrätty, viivästyskorkoa maksetaan 30 päivän kuluttua
siitä päivästä, kun velkoja lähetti velalliselle laskun.

Viivästyskorko lasketaan eräpäivää seuraavasta päivästä maksupäivään edellä mainitut päivät mukaan lukien.

Kaupunginhallitus päättää pienimmän erikseen lähetettävän viivästyskorkolaskun suuruuden. Jos
huomautusmaksu ja viivästyskorko liitetään seuraavaan laskuun, huomioon otetaan pienempikin
viivästyskorko.

Maksulykkäykset
14 §

Taloustoimisto vastaa maksuhuomautusaineiston lähettämisestä perintätoimistolle. Saatavan perintää
hoitavalle on annettava kaikki perintätoiminnassa tarvittavat asiakirjat ja muut tiedot.

Jos velallinen ei pysty suoriutumaan maksusta ensimmäiseen eräpäivään mennessä, niin hän voi pyytää
maksulykkäystä. Hallintojohtaja voi tehdä päätöksen lisäajan myöntämisestä maksamatta olevalle
saatavalle.

Maksulykkäyksestä tehdään päätös, jossa sovitaan uudesta maksuohjelmasta ja uusista eräpäivistä.
Viivästyskorko peritään saamisen alkuperäisestä eräpäivästä alkaen.

Hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus päättää helpotuksen tai vapautuksen myöntämisestä
kaupungille tulevaan maksuun.

Maksulykkäyspäätöksestä on ilmoitettava myyntireskontran hoitajalle.

Saatavan siirryttyä perintätoimiston perittäväksi varsinaiseen perintään velallinen voi tehdä sinne enintään
kolmen kuukauden pituisen maksulykkäysohjelman.

Mikäli velallinen on tehnyt kaupungin kanssa maksusuunnitelman, jota ei ole noudattanut, ei
perintätoimisto voi enää tehdä uutta maksusuunnitelmaa.

Maksukehotus
15 §

Mikäli maksu viivästyy eikä maksulykkäystä ole myönnetty, saatava siirretään perintätoimistolle, joka
lähettää kaupungin nimissä yhden maksumuistutuksen ja kaksi maksuvaatimusta. Aineisto lähetetään
perintätoimistolle aikaisintaan 14 päivää eräpäivän jälkeen.

Jos kaupungilla on ennestään perinnässä olevaa saatavaa velalliselta, voidaan uusi, erääntynyt saatava
liittää ilman muistutusmenettelyä velalliselta perittäviin eriin.

Maksun viivästyminen
16 §

Maksun viivästyessä toimitukset tai palvelukset voidaan keskeyttää, mikäli toimenpide ei aiheuta
kohtuutonta vahinkoa tai vaaranna kenenkään henkeä ja terveyttä.

Mikäli laskutuksesta on valitettu tai lasku on todettu virheelliseksi, on laskuttavan toimialan välittömästi
tehtävä laskulle hyvitys tai ilmoitettava myyntireskontraa hoitavalle henkilölle perinnän estämisestä.

Laskutusta ja perintää hoitavien henkilöiden tulee seurata velallisten maksukykyä ja ilmoittaa puolin ja
toisin ne asiakkaat, jotka jatkuvasti osoittautuvat huonoiksi maksajiksi.

Pakkoperinnän käynnistäminen
17 §

Pakkoperintä on käynnistettävä, mikäli saatavaa ei ole maksukehotuksista huolimatta maksettu tai sen
maksamisesta muuta sovittu.

Mikäli saatava ei ole ulosottokelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä, laaditaan haastehakemus
asianomaiselle käräjäoikeudelle.

Perinnässä olevan saatavan suoritus
18 §

Eräpäivän jälkeinen suoritus on otettava vastaan, vaikka saatava on pakkoperinnässä. Tällöin on
viivästyskoron ja viivästymisestä aiheutuvien maksujen lisäksi perittävä asian hoidosta siihen mennessä
syntyneet kulut.

Mikäli maksusuoritus ei kata viivästyskorkoa ja -maksua sekä velottua pääomaa, osasuoritus luetaan
pakkoperintätilanteessa ensisijassa koron ja kulujen suoritukseksi ja jäämäosaltaan velkapääoman
lyhennykseksi.

Kuittausoikeus
19 §

Kuittausoikeutta on aina käytettävä, kun se on kuittausta koskevien säännösten perusteella mahdollista.
Mikäli kaupunki on velkaa tai muuten velvollinen maksamaan suorituksen asiakkaalle ja kaupungilla
vastaavasti on erääntynyt saatava asiakkaalta, voidaan saatavat kuitata keskenään. Edellytyksenä on, että
saatavat ovat vastakkaisia, samanlaatuisia ja erääntyneitä.

Maksutarkkailu
20 §

Maksujen kertymistä on valvottava säännöllisesti. Kunkin laskuttavan yksikön on valvottava saatavien
kertymistä. Kunkin toimialajohtajan on säännöllisesti kuukausittain suoritettava maksujen tarkkailua.

Liikasuoritus
21 §

Asiakkaan liikasuorituksella voidaan kuitata asiakkaan muita erääntyneitä avoimia laskuja maksetuksi. Ellei
avoimia erääntyneitä laskuja ole, palautetaan liikasuoritus asiakkaalle. Palautuksesta vähennetään
käsittelykuluina viisi euroa.

Muut määräykset
22 §

Hallintojohtaja ja taloussihteeri antavat tarvittaessa näihin ohjeisiin perustuvia ja näitä täydentäviä
laskutusta, perintää ja tilinpitoa koskevia ohjeita.

LASKUTUS JA PERINTÄOHJEIDEN EUROMÄÄRÄISET RAJAT

Kaupunginhallituksen hyväksymät rajat

• Pienin lähetettävä yksittäinen lasku 7 euroa
• Pienin lähetettävä viivästyskorkolasku 5 euroa
• Maksukehotusmaksu 5 euroa